Tievahdin talousosiossa hoidat helposti tiekuntasi talouden. Talousosiosta löytyy tulot- ja menot puoli sekä kattava kirjanpito. Tulot puolella voit laskuttaa kätevästi esimerkiksi tiemaksut suoraan taloussuunnitelman ja maksuunpanoluettelon pohjalta. Menot puolelle syötettyjä tositteita voidaan kohdistaa suoraan sitä vastaavaan pankkitapahtumaan. Kaikki tulot- ja menot -puolen tapahtumat muodostuvat automaattisesti kirjanpitoon kohdistuksien jälkeen. Talouden kirjanpito sisältää taseen, tuloslaskelman, pääkirjan ja päiväkirjan.
Talousosion ominaisuudet saa käyttöön talouden käyttöönoton jälkeen.
Tämä ohjeartikkeli käsittelee talouden käyttöönottoa. Käyttöönotto on jaettu kolmeen (3) eri vaiheeseen.
Pääset alkuun painamalla vasemmalta löytyvän sivupalkin ‘’Talous-painikkeesta’’ tai painamalla kotinäkymän ‘’Rahapino-painikkeesta’’.
Suorita käyttöönoton vaiheet painamalla talousosiossa olevaa + painiketta. Suoritetun vaiheen + painike muuttuu vihreäksi ‘’suoritettu’’ -merkiksi kun vaihe on valmis. Seuraavan vaiheen + painike aktivoituu, kun edellinen vaihe on saatu valmiiksi.
Voit aloittaa käyttöönoton alusta vasemmassa yläkulmassa olevasta painikkeesta. Huomaa kuitenkin, että käyttöönottoa ei voida aloittaa alusta tai nollata, kun kaikki käyttöönoton vaiheet on suoritettu. Ole siis tarkkana, että syötät pyydetyt tiedot oikein käyttöönoton eri vaiheissa.
1. Määritä tilikausi
Ensimmäisessä vaiheessa määritetään tiekunnan tilikausi ja tilikartan laajuus.
Tavallisesti tiekunnan tilikausi on 12 kuukautta ja se alkaa vuoden alusta. Tällöin tiekunnan tilinpäätös tehdään vuosittain, eli vuoden loputtua. Joissain tapauksissa tilikausi voi olla jopa neljä (4) vuotta. Tällaisia ovat esimerkiksi metsätiet, joilla ei ole vakituista asutusta ja kokoustamisvälikin on neljä (4) vuotta. Suosittelemme tilikauden pituudeksi 12 kuukautta.
Määritä tiekunnan uusi tilikausi säätämällä edellisen tilinpäätöksen ja uuden tilikauden päättymisen päivämäärää.
Tievahdissa on tarjolla kaksi (2) erilaista tilikarttaa. Tilikartat on jaettu suppeaan ja laajaan. Suosittelemme käyttämään suppeaa tilikarttaa ellet ole kirjanpidon ammattilainen. Määritä haluamasi tilikartta klikkaamalla.
Siirry seuraavaan käyttöönoton vaiheeseen painamalla ‘’Tallenna’’, kun olet määrittänyt tilikauden pituuden ja tilikartan laajuuden.
2. Lisää pankkitilit
Sinulla tulee olla tilinkäyttöoikeus tiekunnan pankkitilille, jotta voit suorittaa todennuksen pankkitilin lisäämiseksi.
Siirry todennukseen valitsemalla pankki, johon tiekunnan tili on avattu. Sinut uudelleenohjataan valitsemasi pankin tunnistautumiseen. Tunnistaudu pankin palvelussa pankkitunnuksella, jolla on pääsy tiekunnan pankkitiliin. Tunnistautumisen jälkeen voit valita pankkitilin, joka lisätään Tievahtiin. Ole tarkkana, että lisäät oikean pankkitilin palveluun, mikäli tunnuksilla on pääsy useisiin pankkitileihin.
Joskus tiekunnan pankkitili ei ole saatavilla lisäämistä varten.
Tämä voi johtua siitä, että pankki ei ole aktivoinut pankkitilin rajapintoja. Esimerkiksi OP:lla rajapinnat saa auki tiekunnan pankkitilille pyytämällä rajapintojen avausta heidän asiakaspalvelustaan. Tästä linkistä pääset OP:n artikkeliin aiheesta.
Kun todennus on tehty ja haluttu pankkitili lisätty, pääset seuraavaan käyttöönoton vaiheeseen.
Voit lisätä pankkitilin myös manuaalisesti.
Emme suosittele tätä menetelmää, sillä kun pankkitili lisätään manuaalisesti, sen tilitapahtumia ei voida hakea suoraan pankista. Tilitapahtumat tulee siis lisätä pankkitilille Tievahdin kautta käsin.
Jos kuitenkin haluat lisätä pankkitilin manuaalisesti, niin määritä pankkitilin nimi, tilinumero sekä BIC-koodi ja siirry eteenpäin painamalla ‘’Tallenna’’.
Seuraavaksi voit lisätä tilitapahtumia pankkitilille. Voit kuitenkin halutessasi mennä eteenpäin painamalla ‘’Tallenna’’ ja lisätä tilitapahtumat myöhemmin Talous-sivulla.
Kun pankkitili ja tilitapahtumat on lisätty, pääset seuraavaan käyttöönoton vaiheeseen.
Voit myöhemmin lisätä toisen pankkitilin Tievahtiin pankkiyhteyttä käyttäen, vaikka päätyisitkin aluksi lisäämään pankkitilin manuaalisesti.
Tällöin mahdollisesti ylimääräiseksi jääneen manuaalisesti lisätyn pankkitilin voi poistaa Tievahdista, kunhan pankkiyhteydellä lisätty pankkitili ensin määritetään oletustiliksi. Huomaa että kirjanpitoon jää maininta aikaisemmasta pankkitilistä eikä sitä voida poistaa kirjanpidosta.
3. Suorita käyttöönotto
Viimeisessä käyttöönoton vaiheessa käsitellään tiekunnan edellisen vuoden tilinpäätöstä ja tasetta.
Tilinpäätös on tiekunnan taloudellisen toiminnan yhteenveto tiettynä ajanjaksona, yleensä vuoden lopussa. Se koostuu tuloslaskelmasta, taseesta ja mahdollisista liitetiedoista. Nämä antavat kattavan kuvan tiekunnan tulo- ja menopuolesta sekä taloudellisesta tilanteesta. Yksityistielaki määrittelee, että tiekunnan tulee pitää tiliä tiekunnan tuloista, menoista, varoista ja veloista sekä esitettävä tämä tilitys tiekunnan kokouksessa. Tilinpäätös on paras tapa esittää nämä asiat.
Tase kuvaa tiekunnan taloudellista tilannetta tilikauden päättyessä (yleensä tiekunnat käyttävät tilikautena kalenterivuotta). Tase jaetaan kahteen pääosaan: vastaaviin ja vastattaviin.
Edellisen tilikauden tilinpäätöksen tase toimii lähtökohtana Tievahdissa seuraavan tilikauden kirjanpidolle.
Tilinpäätöksessä ‘’vastaavaa’’ ja ‘’vastattavaa’’ -osioiden yhteensä-summien täytyy olla yhtä suuret.
Tasapainossa oleva tase takaa, että yrityksen varat on rahoitettu joko omalla pääomalla tai velalla. Jos luvut eivät täsmää, se on usein merkki kirjanpidollisesta virheestä tai epätarkkuudesta, joka vaatii korjausta.
Määritä vastaavaa ja vastattavaa puolet edellisen tilikauden tilinpäätöksen tietojen mukaan.
Vastaavaa
Tilinpäätöksessä ‘’vastaavaa’’ tarkoittaa tiekunnan varoja, eli mitä tiekunta omistaa. Se sisältää esimerkiksi rahavarat, saamiset ja aineelliset ja aineettomat hyödykkeet.
Vastaavaa puolelle tulisi määrittää tiekunnan pankkitilin tarkka saldo edellisen tilikauden lopussa, sekä mahdolliset saamiset.
Esimerkki saamisista:
Oletetaan että tiekunnan tilikausi on vuoden mittainen alkaen vuoden alusta, jolloin tilinpäätös muodostetaan vuoden loputtua.
Tiekunta on laskuttanut edellisenä vuonna tiemaksuja osakkailtaan. Yksi tiekunnan osakkaista ei kuitenkaan ole maksanut tiemaksua edellisen vuoden/tilikauden aikana. Tällöin edellisen tilikauden tilinpäätökseen on kirjattu tiemaksusaatavia maksamattoman tiemaksun summan verran.
Tässä esimerkkitapauksessa talouden käyttöönottovaiheessa lisättäisiin vastaavaa puolelle uusi rivi ‘’Tiemaksusaamiset’’ vihreästä + painikkeesta ja määritettäisiin saamisen määrä maksamattoman tiemaksun mukaan.
Vastattavaa
Tilinpäätöksessä ‘’vastattavaa’’ kuvaa, mistä ‘’vastaavat’’ varat ovat peräisin: esimerkiksi omasta pääomasta, veloista tai muista vastuunalaisista tuloista.
Käyttöönottovaiheessa ‘’vastattavaa’’ puolelle ei tehdä muita kirjauksia kuin edellisen tilinpäätöksen mukainen ‘’ Edellisten tilikausien ylijäämä/alijäämä’’.
Mikäli tiekunnalla kuitenkin on velkoja, voit lisätä ne uutena rivinä ‘’vastattavaa’’ puolelle valitsemalla tilikartan tilin, joka kuvaa parhaiten velkaa. Tee useita rivejä, mikäli tiekunnalla on useampia erityyppisiä velkoja.
Kun vastaavaa ja vastattavaa puolet on täydennetty ja ne niiden summat täsmäävät keskenään, voit viimeistellä talouden käyttöönoton painamalla ‘’Tallenna’’-painiketta.
Katso seuraavaksi ohjeet talouden hoitamisesta.